Стійкість та менеджмент організації: інтерв’ю з Інгою Дробіновою
Що таке стійкість організації? Як її допомагають вибудувати політики та ефективний юридичний супровід? Про це ми поговорили з менторкою Лабораторії стійкості та та керуючою партнеркою юридичної фірми ID Partners Інгою Дробіновою.
Як ви визначаєте стійкість? Що громадам бракує для стійкості?
Для мене стійкість — це здатність продовжувати рух, незважаючи на будь-які обставини. Це — фізичне розуміння терміну, яке чітко пояснює його й у контексті організацій громадянського суспільства. Наприклад, коли громадські організації чи благодійні фонди здатні, попри зовнішні виклики, продовжувати реалізовувати свої статутні цілі та мету створення. Це можуть бути турбулентні обставини, як під час війни: відтік людей, нестача ресурсів, блекаути, постійна загроза життю. Але попри все, організація має здатність продовжувати виконувати свої завдання.
Стійкість полягає в тому, щоб рухатися вперед, незважаючи на всі перешкоди. Нашим громадам, часто бракує вміння генерувати ресурси. Деякі громади і в кращі часи були дотаційними або залежними від щасливого збігу обставин. Проте якщо громада не навчиться самостійно створювати цінність і обмінювати її на ресурси, то коли обставини зміняться, вона втратить здатність розвиватися.
Викликом для стійкості є брак знань та систематизації досвіду. Через складні обставини багато громад змушені були екстрено навчатися на власних помилках. Але цього недостатньо: потрібен системний підхід до здобуття нових знань і навичок, бо в сучасному світі строк придатності інформації дуже короткий. Громадам, громадським організаціям та бізнесу потрібно інтегрувати цей процес у свою діяльність, працюючи з командами та постійно адаптуючись до змін.
В чому полягає ваша роль, як ментора, в Лабораторії стійкості?
Моя роль полягає у допомозі громадським організаціям у створенні чіткої юридичної та організаційної основи для їх діяльності. Це можна порівняти з розробкою юридичної бізнес-моделі, але в контексті громадського сектору. Я допомагаю організувати роботу так, щоб організація могла вільно і спокійно виконувати свої основні завдання та провадити господарську діяльність, водночас забезпечуючи юридичний захист.
Це включає розробку механізмів діяльності, щоб організація діяла відповідно до законодавства, мала добре поставлені організаційні процеси в середині, працювала належно без санкцій, штрафів та інших видів відповідальності, претензій від податкових органів чи інших структур. Юридична організація процесів допомагає уникнути порушення прав інших осіб, даючи змогу організації зосередитися на своїх цілях і завданнях.
Ми також працюємо над тим, щоб організація могла потім пройти будь-які перевірки або аудити, роз’яснюючи в процесі роботи “правила гри” й допомагаючи правильно інтерпретувати закони. Таким чином, моя роль – створити для організації умови, за яких вона зможе зосередитися на своїй місії, маючи надійну юридичну підтримку та організаційний тил.
Чому політики та процедури є такими важливими для організацій? Як вони сприяють стабільності та стійкості організації?
Політики та процедури відіграють ключову роль у забезпеченні спроможності організації, яка в свою чергу гарантує її стійкість. Вони свідчать про зрілість організації, перехід від хаотичних процесів до структурованих алгоритмів, які можна повторювати, масштабувати. Це дозволяє організації працювати системно та довгостроково.
Важливість політик і процедур полягає в тому, що вони стають своєрідними законами організації. Вони дозволяють впорядкувати процеси, уникати хаотичних рішень і ефективно реагувати на виклики. Це особливо важливо в контексті розвитку організацій, адже зріла організація здатна не лише визначати свої потреби та задовольняти їх, а й добре розуміти потреби інших стейкхолдерів, зокрема своїх партнерів, донорів або громад.
Політики також є інструментом комунікації між членами організації. Вони дають змогу уникати непорозумінь і конфліктів, чітко встановлюючи правила взаємодії та роботи. Крім того, такі процедури підвищують довіру до організації як з боку зовнішніх партнерів, так і всередині команди.
Вони дозволяють організації розвиватися, працювати довгостроково та залишатися надійним партнером для інших через відкритість та прозорість своїх внутрішніх процесів. Наявність політик і процедур свідчить про дорослість, а отже — здатність організації брати на себе відповідальність і виконувати свої зобов’язання на тривалий період, що зміцнює її стабільність і стійкість
Як організаціям громадянського суспільства правильно підійти до процесу створення та впровадження політик? Які кроки є критичними?
Ключовим у створенні політик є те, що вони повинні бути написані під конкретну організацію, а не скопійовані з інших прикладів. Процес має починатися з аналізу потреб організації: як усе функціонує на даний момент і як організація хоче, щоб все працювало. Політики повинні структурувати поточну роботу або, якщо процеси тільки формуються, відображати бажаний порядок.
Першим критичним кроком є визначення реальних потреб організації. Політика повинна допомагати, а не ускладнювати роботу. Якщо організація ще не мала таких документів, варто почати з простої політики, яка відображатиме бажаний порядок, і поступово адаптувати її, враховуючи досвід та помилки.
Другий крок — урахування специфіки організації: сфери її діяльності, характеру роботи, взаємодії з вразливими групами населення тощо. Політика має враховувати потенційні ризики та прописувати механізми їх уникнення або реагування.
Третій крок — вдумливе опрацювання кожного пункту політики. Кожне слово в документі повинно мати відповідь на питання — “Нащо ми тут це написали?”. Документ не може містити «порожніх» фраз або бути лише формальністю. Політика має бути зрозумілою кожному члену організації, відображати її реалії та сприяти вирішенню практичних завдань.
Критично важливо, щоб політика відповідала реальним потребам і викликам організації. Вона має бути створена з урахуванням специфіки діяльності, ризиків і можливостей організації. Тільки за таких умов вона буде ефективною і корисною.
Які поради ви б дали новоствореним організаціям, щоб вони могли стати на ноги?
Особисто я не раджу починати зі створення політик і процедур одразу. Закони та правила зазвичай народжуються як відповідь на вже існуючі проблеми. Спочатку організація має пережити свій "дитячий вік" — період становлення, коли важливо зрозуміти основні виклики та знайти ресурси для їх подолання. Організація, як і людина, проходить стадії:
Народження (організація дуже маленька, багато залежить від засновників).
Дитинства (час навчання і пошуку ресурсів).
Дорослішання (створення структур, пошук системних донорів і стратегічне планування).
Зрілості (стійке функціонування з чітко визначеними правилами).
Малі організації мають свої особливості та виклики. Головне — визначити свою цільову аудиторію, зрозуміти свої ресурси і почати з малого. Багато організацій стикаються з ілюзіями, що рятувати світ — легко, і намагаються охопити все й одразу. Реальність часто виявляється складнішою: потрібно багато зусиль, часу і подолання супротиву. Тому важливо оцінювати свої можливості й готовність рухатися вперед, навіть через труднощі. Політики та процедури потрібні, коли організація виростає настільки, що її члени не можуть діяти лише на основі особистих домовленостей. Політики повинні бути написані мовою, зрозумілою кожному члену організації. Якщо текст наповнений складною юридичною термінологією і не є зрозумілим членам — це красива, але погана політика.
Як організації, яка тільки розпочинає свою діяльність, закласти фундамент для активного зростання? Які стратегії допомагають думати наперед і уникати можливих ризиків?
Створення організації — це не спринт, а марафон. Важливо одразу зрозуміти, чи діяльність, яку ви плануєте, є довгостроковою. Якщо це — короткостроковий епізодичний проєкт, то, можливо, не варто створювати організацію — іноді достатньо бути волонтером. Однак, якщо є стратегічне бачення і бажання створити щось стале, необхідно підходити до процесу як до системного будівництва.
Потрібно обрати відповідну юридичну форму, наприклад, благодійний фонд чи громадську організацію, залежно від мети. Ключовим аспектом є забезпечення стабільного джерела ресурсів: фінансування, матеріальних благ або інших ресурсів, які підтримуватимуть організацію. Це можуть бути донати, гранти, краудфандингові платформи чи підтримка великих донорів. Важливо розуміти, як ці ресурси допоможуть реалізовувати ідеї та утримувати організацію на плаву.
Окрему увагу слід приділити формуванню команди. На старті часто залучаються знайомі чи родичі, але для ефективної роботи краще зосередитися на професійних якостях членів команди. Баланс між лояльністю та професіоналізмом є вирішальним.
Якими методами або інструментами організації можуть моніторити та оцінювати актуальність і ефективність своїх політик?
Основним критерієм ефективності політики є її здатність працювати на практиці та досягати поставлених цілей. Якщо політика дає позитивні результати, наприклад, у випадку політики закупівель — організація отримує необхідні товари за вигідними цінами без затримок і проблем, то це означає, що політика є ефективною. Натомість навіть ідеально структурована політика, яка на практиці створює труднощі чи не виконує своєї функції, є поганою.
Ефективність політик варто оцінювати через їхню практичну застосовність. Юридичний документ, незалежно від його обсягу чи вигляду, має полегшувати роботу організації, сприяти досягненню її цілей та вирішенню реальних завдань. Якщо політика не працює, навіть якщо вона виглядає гарно з теоретичної точки зору, її слід переглянути, спростити та адаптувати для досягнення реальних результатів.
Які є поширені міфи або важливі нюанси щодо юридичної складової управління в організаціях громадянського суспільства?
Міф про "непотрібну бюрократію".
Найпоширеніше хибне уявлення — це сприйняття юридичних процесів як безглуздої бюрократії. Деякі вважають, що юридичні документи — це лише "папірці", які заважають займатися реальною справою. Насправді вони забезпечують порядок, прозорість та допомагають уникнути потім претензій від перевіряючих субʼєктів та репутаційних втрат.
Роль юридичних документів у комунікації.
Документи, такі як договори чи політики, сприяють діалогу між членами організації. Під час їх розробки уточнюються потреби, очікування та методи реалізації цілей, що допомагає уникнути непорозумінь і конфліктів у майбутньому.Юридичний захист.
Юридична складова забезпечує безпеку організації. Документи, такі як договори, звіти, політики та процедури, служать "бронею", яка захищає від перевірок, претензій і звинувачень. Наприклад, прозора звітність дозволяє підтвердити законність використання коштів або дотримання вимог донора.Юридичний менеджмент як механізм спрощення.
Правильно організовані юридичні процеси не ускладнюють, а полегшують діяльність організації. Якщо юридичний супровід створює труднощі, можливо, процеси налаштовані неправильно, і їх слід переглянути.Гарантія прозорості та репутації.
Документи фіксують діяльність організації, створюючи її "чисту історію". Це допомагає довести чесність, професійність і відповідальність перед донорами, партнерами та перевіряючими органами.Подолання двозначностей законодавства.
У ситуаціях, коли закони виписані нечітко, організації самостійно можуть виписувати свої внутрішні закони, що забезпечує ефективну діяльність організації.
Авторки інтерв’ю: Вівсянник Анастасія та Кузьміна Ліза
