Розкриття таємниць ведення документації організації: конспект майстерні Ольги Мартиновської
Документи та політики — основа роботи будь-якої громадської організації. Зрозуміти всі хитрощі роботи з ними допоможуть поради Ольги Мартиновської. Ольга Мартиновська — менторка Лабораторії з фінансового менеджменту, експертка конкурсних комісій та фінансова аудиторка. Конспект створено на основі її майстерні в рамках Лабораторії стійкості.
Ольга Мартиновська
Статут організації
Основою роботи будь-якої ОГС є її статут. Це — установчий документ, що містить комплекс правил, які прийняла сама організація. В ньому прописані загальні напрямки діяльності організації, мета її діяльності та структура врядування. Статут покликаний організовувати та врегульовувати вашу діяльність найкращим чином. При цьому, звісно, важливо, щоб ваш статут не суперечив законодавству України. Адже будь-яка організація керується, в першу чергу, законами.
Загалом діяльність організації регулює Закон про громадські об’єднання та закон про благодійну діяльність. Трудові відносини визначаються Кодексом законів про працю, його має використовувати як бізнес, так і ОГС, питання, пов'язані з оподаткуванням організації, визначає Податковий кодекс, тому його ваш статут також обов'язково має враховувати.
Однак, одного статуту недостатньо, щоб регулювати діяльність організації.
Важливою є стратегія організації, що визначає напрямки вашої діяльності, допоможе побудувати комунікаційну та фандрейзингову стратегії. Всі інші документи ви можете регулювати і визначати самостійно.
Необхідність політик
Є міф, що політики та процедури потрібні тільки донорам. Насправді, коли процедури та політики розроблені відповідно до вашого рівня як організації, то вони роблять вашу діяльність ефективною. Вони потрібні, щоб ви могли стало розвиватися та запобігати кризовим ситуаціям. Їх загальна мета — конкретизувати положення статуту. Їх наявність полегшує життя всій команді та допомагає новачкам швидше адаптуватися.
Ви будете самі органічно відчувати, коли вам треба додати ті чи інші процедури. Наприклад, якщо вашою цільової аудиторією є незахищені верстви населення — люди з інвалідністю чи сироти — то мають бути політики захисту персональних даних. Донори можуть наполягати на прийнятті таких політик, якщо у вас їх немає. Загалом, донори можуть допомагати формувати політики та процедури, надавати відповіді шаблони, але їх сутність ви приймаєте самостійно. Не варто приймати документи шаблонно, вони мають бути адаптовані до речей, які пов'язані з вашими документами та організаційною структурою. Важливо, щоб процедури не були документом, який ви зробили і забули до того часу, як маєте зауваження від донора. Адже вам треба знати правила вашої діяльності.
Зараз ми живемо в час, коли все швидко змінюється, тому політики та процедури треба періодично переглядати. Перегляд та створення політик — це робота не однієї людини. Це точно не треба покладати на бухгалтера, як роблять в деяких організаціях. Важливо, щоб політики і процедури розроблялися комплексно в команді. Навіть якщо хтось один за це відповідає, то необхідно, щоб всі вносили зміни, задавали питання, особливо коли це стосується спірних моментів.
Прикладом того, що багатьом зараз треба переглянути, є політика закупівель. Є непередбачувані обставини, наприклад, коли ви оголошуєте тендер і у вас недостатня кількість людей, які подають свої цінові пропозиції. Це часто пов’язано з тим, що багато бізнесу закривається, багато хто не хоче працювати в небезпечних умовах, якщо йдеться про прифронтові території. Тоді подається менше людей, ніж ви зазначили в політиках і процедурах. Чи маєте ви право робити закупку, якщо на тендер подався один постачальник? Вам треба подивитися, чи визначено це у ваших політиках і процедурах. Життя підкидає нам такі моменти, щоб ми проводили ревізію документів.
Які ще документи потрібні?
Стратегічний план — це письмовий документ, що визначає стратегію організації у довгостроковій перспективі. Раніше ми говорили про 3-5 років, але сьогодні, в зв'язку з війною, стратегувати складніше. Тому експерти вважають, що стратегія розробляється більше ніж на рік. Тобто, план на 1-2 роки — вже стратегія.
Важливою є комунікаційна стратегія. Вона розробляється згідно з ключовими цілями та сприяє ефективному зв’язку з громадськістю. Не забувайте, що комунікаційна стратегія має включає зовнішню і внутрішню комунікацію. Мають бути прописані правила комунікації з донорами, бенефіціарами, різними партнерами, яких можете долучати. Комунікаційна стратегія будується на основі стратегії організації.
Фандрайзингова стратегія — вибір тактики, що спрямований на залучення коштів. Це — не випрошування ресурсів, а продаж вашого продукту. Це про різноманітність ресурсів, які ви можете залучити як до конкретного проєкту, так і в організацію загалом.
Ще треба згадати про фінансову стратегію, в якій ви будете планувати ефективне використання ресурсів. Для сталості організації важливе розуміння, що є кошти для розвитку і забезпечення та розширення команди.
Політики процедури і правила
Давайте розберемося, чим відрізняється політика, процедура, правила.
Політика — загальні орієнтири для дій і прийняття рішень. Вона формується вищим керівництвом на довгий період часу. В статуті має бути прописано, хто затверджує політики та процедури.
Процедури регулюють дії в конкретній ситуації. Вони, як правило, описують алгоритм дій, які ви для себе визначаєте.
Правила схожі на процедури, але стосуються більш конкретного і обмеженого питання. Тут можна повернутися до прикладу про тендерну процедуру, куди подолася одна особа. Чи треба оголошувати заново тендер? Чи існує інша процедура? Це мають регулювати ваші правила.
Часто в організацій виникає питання, скільки політик та процедур потрібно для ефективної роботи. Чіткої відповіді немає, бо все залежить від того, на якому рівні знаходиться ваша організація і чим конкретно ви займаєтесь.
Але є політики і процедури, які точно мають бути, бо без них процес роботи не може бути ефективним. Найперше — це облікова політика. В ній ви фіксуєте, як відображаєте податковий та бухгалтерський облік, як звітуєте, на основі яких документів працюєте.
Важливою також є політика здійснення закупівлі робіт та товарів, про неї часто питають донори.
На сьогоднішній день важливо мати безпекову політику. Раніше організації мали частину цієї політики, наприклад, політику цифрової безпеки. Зараз треба визначати аспекти, пов’язані з війною: фізичну та ментальну безпеку. Пам'ятайте, що ви відповідаєте за свою команду, тому зараз цей блок дуже актуальний. Варто також мати волонтерську політику, адже сьогодні багато організацій залучають волонтерів.
Цю співпрацю необхідно регулювати.
Ось список деяких інших політик, що можуть вам знадобитися:
Політика з протидії дискримінації та сексуальним домаганням
Гендерна політика ( або в усіх політиках є на це акцент)
Положення про порядок затвердження (авторизації) договорів та фінансових документів
Положення про порядок затвердження і виконання операційного та стратегічного плану, щорічного бюджету та бюджетів проєктів
Порядок виконання рекомендацій щорічного фінансового аудиту
Політика конфіденційності та захисту персональних даних
Антикорупційна політика
Екологічна політика
Політика надання платних послуг
Загалом ви будете природно відчувати, які політики вам потрібні. Наприклад, якщо ви не займається програмами по наданню міні-грантування, то навряд вам треба політика про регрантинг. Якщо ви заходите в це поле — то розробляєте ці політики.
Отже, необхідно відповідально ставитися до розробки політик, адже вони потрібні саме вам, а не донорам. Хоча донори теж дивляться на це, бо хочуть мати надійних партнерів. Щоб ефективно регулювати роботу організації, необхідно створити як стратегічні документи,так і політики, правила і процедури. Також важливо “тримати руку на пульсі”, періодично переглядати ваш статут та політики.
