Навіщо організації фінансовий менеджмент та політики: інтерв’ю Ольги Мартиновської

Ольга Мартиновська —  менторка Лабораторії з фінансового менеджменту, експертка конкурсних комісій та фінансова аудиторка. Сьогодні ділимося її порадами щодо забезпечення фінансової сталості організації та створення процедур. 

Як ви визначаєте стійкість?

Для мене стійкість — це мистецтво тримати баланс в житті. Це — знайти свій моральний компас та вміти швидко реагувати на виклики і ризики, які «підкидає» життя, стаючи кожного разу кращою версією себе.

Якщо говорити про стійкість у громадському секторі, то для мене це — про баланс всіх  ресурсів — людських, фінансових та матеріальних, які потрібні для життєдіяльності організації. 

Дуже важлива якість цих ресурсів та бажання розвиватися у команди.

Важлива також сталість організації. Сталість — здатність організації ефективно досягати своєї місії та підтримувати стабільне функціонування в довгостроковій перспективі.

Що організаціям бракує для стійкості?

Якщо говорити про сьогоднішній стан, то, в першу чергу, бракує людського капіталу. Зараз скрізь кадровий голод, і громадський сектор не є винятком. Тому важливо піклуватись про свою команду, це — не тільки завдання керівництва ГО, а й відповідальність кожного та кожної в команді.

Часто бракує також безпекового компоненту, який охоплює насправді все, тобто — фізичну, ментальну, правову та цифрову безпеку. І тут всім треба багато робити для того, щоб його забезпечити в організації.  

Зараз багатьом з нас треба навчитись швидко реагувати на виклики, форс-мажори, які виникають, опанувати мистецтво подолання або мінімізації ризиків. Але для цього треба мати гроші. А швидкі, резервні гроші — це виклик для багатьох ГО, бо в них зазвичай немає резервного фонду, немає пасивних доходів. Не все вирішують гроші, але без них важче.

За моїми спостереженнями, також бракує внутрішньої комунікації в команді. Не всі можуть щиро і відверто казати про свої потреби, помилки, про те, що потребують підтримки чи допомоги, не всі готові розвиватись, багато хто боїться критики. Це все —  про командотворення, бо це постійний процес, і якщо про нього не дбати, то він в найбільш неочікуваний момент може стати вулканом.

В чому полягає ваша роль, як ментора, в Лабораторії стійкості?

Я — менторка з фінансового менеджменту і моя місія — допомогти організаціям вийти на новий рівень свого організаційного розвитку. Він у всіх буде різний, я тут трохи  поясню чому. У всіх різні початкові умови. Тому всім треба оцінити свої потреби і чесно зрозуміти, де вони зараз,  ким хочуть бути, і що для цього готові робити. Це необхідно для досягнення бажаного результату. 

Я маю досвід в громадському секторі з 2004 року, в різних ролях. Я працювала як бухгалтерка, фінансова менеджерка, аудиторка по проєктам, тренерка, менторка. Думаю, тут я можу бути універсальною для команд, бо маю досвід в різних ГО та розуміння всіх процесів в них.

Моя роль — не нашкодити, моє правило — ініціатива має йти знизу. Зі своєї практики можу сказати, що ініціатива знизу працює ефективніше, бо тоді ти розумієш, що і коли організація зможе зробити.

Тому я чекаю чесних відповідей від організацій щодо того, які їх плани, і що вони готові робити для того, щоб стати Організацією своєї Мрії! План – це початок шляху до здійснення мрії.

Як ви розумієте фінансову стійкість організацій і в чому вона може проявлятися?

Тут проста відповідь. Фінансова стійкість — це коли у організації є достатньо коштів та ресурсів для її функціонування, незалежно від того, чи є в неї зараз проєкти. Тоді організація працює і має можливість виконувати всі свої зобов’язання. Тут мова йде саме про фінансову можливість, адже її, на жаль, майже немає в громадському секторі, ми дуже залежимо від донорів.

Що передусім варто знати організаціям, які мають на меті стати більш стійкими у аспекті фінансового менеджменту?

Перше, що організація має знати — це скільки коштів їй треба на місяць/квартал/рік.Тобто, необхідно мати фінансовий план організації, який буде відображати витрати та надходження, а також передбачати фінансові ризики.

Також необхідно зробити аудит своїх документів. Тут раджу почати з статутних документів, важливо мати стратегічні документи. В першу чергу — стратегію ГО, це найважливіший документ, на підставі якого розробляються інші стратегії, такі як  комунікаційна та фандрайзингова. Треба подивитись, які політики, положення, процедури, правила є в організації. І зрозуміти, що з того потребує оновлення, які треба прийняти для свого організаційного розвитку.

І тут я хочу наголосити, що розробка та наявність політик потрібні не для донора, а для розвитку самої ГО.

Якісно прописані документи — це початковий фундамент довіри для роботи з такою ГО. Але ці документи повинні розроблятись не однією особою, або просто на замовлення, а командою. Важливо, щоб документ використовувася,  щоб люди в команді розуміли процедурні моменти в ГО.

Скажу непопулярну річ: кожна людина в команді повинна відчувати, що від неї залежить фінансовий стан і сталість ГО.

Ви повинні вірите в те, що ви робите, і бути амбасадором залучення ресурсів в ГО. Кожна людина в команді — це фандрайзер, і коли є таке відчуття, то це відображається в позитивному балансі ГО.

З якими труднощами найчастіше стикаються організації та шляхи їх подолання?

Організації часто залишаються без фінансування. Буває так, що був проєкт, він завершився, а нового немає. На це можуть бути різні причини — взагалі не писали заявки, писали заявки, але не отримали фінансування, у вас стала погана репутація серед донорів.

Порада: планувати свої витрати та надходження, постійно тримати руку на пульсі щодо цих питань, знаходити нових донорів, вміти співпрацювати з бізнесом, вміти залучати різні джерела фінансування. Це нелегко, але можливо!

Слід пам’ятати важливе правило фандрайзингу — всі кошти  дають люди людям для людей. Тому тут важлива ваша цільова аудиторія, подумайте, як саме ви можете їм допомогти.

І тут знову ми повернулись до поради вище – розробляти та оновлювати вчасно ваші стратегічні та операційні документи, бо вони є фундаментом вашого майбутнього, і це — не порожні слова.

Що робити організаціям, які прагнуть вийти на "новий рівень" в плані залучення фінансів, та менеджменту?

Нагадую про Мрію, Віру і Плани. З них все починається.

Це — про постійний розвиток команди, залучення експертів та волонтерів, про вміння масштабувати успішні практики в своїй діяльності в усіх її сферах. Про те, щоб не забувати про ретрити та навчання команди.

Також важливо не забувати про організаційний розвиток ГО. 

Є визначені 10 основних компонентів організаційного розвитку:

●      Метою організаційного розвитку є не просто посилення здатності організації працювати з наявними питаннями або вирішувати проблеми, наявні нині. Організаційний розвиток також посилює вміння організації реагувати на виклики у майбутньому;

●      Організаційний розвиток розвиває здатність організацій навчатися;

●      Для досягнення цілей організаційного розвитку організації розглядаються як цілісні системи взаємопов’язаних компонентів, у ході ОР робота ведеться з групами, а не лише з індивідами;

●      В організаційному розвитку  багато уваги приділяється організаційній культурі;

●      В основі організаційного розвитку лежать свідомі, а не випадкові зміни;

●      Організаційний розвиток включає процес оцінки, яка надається шляхом співпраці щодо вивчення діяльності;

●      У фокусі організаційного розвитку знаходяться люди, а не матеріальні ресурси;

●      Для ОР використовуються мікро- та, частіше, макроініціативи;

●      Організаційний розвиток базується на тривалих процесах, а не короткострокових ініціативах;

●      Організаційний розвиток покликаний підвищити ефективність організації відповідно до того, як сама організація її визначає.

Це — цитати з «Формування оцінки рівня організаційної спроможності та розвиток ОГС в Україні, Молдові та Білорусі. Посібник з організаційного розвитку (ОР)». Він був розроблений INTRAC для DHRP ПРООН.

Підкреслюю, що для ОР важливо не боятись відповідальності та  працювати з різними донорами, бізнесом, приватними коштами та державними коштами.

Які міфи щодо фінансового менеджменту є найпоширенішими у вашій практиці?

Тут є п’ять  головних міфів. 

Міф 1. Фінансовим менеджментом повинна займатись одна людина – бухгалтер ГО, це є повністю її/його відповідальність.

Міф 2. Це все просто, зробив один раз і  зміни не потрібні.

Міф 3. Фінансового менеджменту взагалі не існує, він зайвий і тільки дає додаткове навантаження для команди.

Міф 4. Це все треба тільки для донорів.

Міф 5. Можна використовувати шаблони, а краще штучний інтелект. Він все зробить за нас.

“Навіщо політики, положення в організації?”

Це все необхідно якщо:

• Ви прагнете працювати ефективно.

• Ви налаштовані на сталий розвиток своєї організації.

• Ви хочете продемонструвати рівень організаційного розвитку.

• Ви хочете запобігти кризовим ситуаціям.

• Ви хочете забезпечити стандартизацію робочих процесів.

Політики та процедури сприяють тому, що адаптація новачків проходить безболісно, і взагалі полегшують життя команді. 

Розробка  правил та процедур також сприяє досягненню намічених цілей через те, що вони:

• Вказують працівникам напрям дій, які повинні бути успішними і призведуть до бажаних наслідків.

• Підвищують ефективність діяльності шляхом виключення зайвих повторів процесу.